0
Before you begin — Prerequisites
قبل البدء — المتطلبات الأساسية
Complete all items below before collecting patient opt-ins. These are pre-conditions — your clinic must have them in place before the Opt-in Guide can be followed.
أكمل جميع البنود أدناه قبل جمع موافقة المرضى. هذه متطلبات مسبقة — يجب أن تكون عيادتك قد استوفتها قبل اتباع دليل الموافقة.
- Contract signed — Main Service Agreement + all Schedules (1–4, and Schedule 5 for ADGM) signed by both parties العقد موقَّع — اتفاقية الخدمة الرئيسية + جميع الملاحق (1–4 وملحق 5 لـ ADGM) موقَّعة من الطرفين
- Setup Fee paid — AED 1,500 (Starter) / AED 2,500 (Growth) / AED 2,500 + AED 1,500/extra (Enterprise) رسوم الإعداد مسددة — 1,500 د.إ (مبتدئ) / 2,500 د.إ (نمو) / 2,500 + 1,500 د.إ لكل إضافي (مؤسسي)
- Clinic Privacy Policy is live at a publicly accessible URL — required by Meta before WhatsApp registration سياسة خصوصية العيادة منشورة على رابط متاح للعموم — مطلوب من Meta قبل تسجيل واتساب
- Schedule 1 (Service Configuration) completed — doctor list, working hours, appointment types, booking rules confirmed with Cierge الملحق 1 (إعداد الخدمة) مكتمل — قائمة الأطباء وساعات العمل وأنواع المواعيد وقواعد الحجز مؤكدة مع Cierge
- Dedicated WhatsApp number registered — a new number is registered by Cierge on behalf of the clinic. Your existing numbers cannot be ported. رقم واتساب مخصص مسجَّل — تُسجِّل Cierge رقماً جديداً نيابةً عن العيادة. لا يمكن نقل أرقامك الحالية.
- Reception staff available for training — at least one session with Cierge before collecting first opt-ins موظفو الاستقبال متاحون للتدريب — جلسة واحدة على الأقل مع Cierge قبل جمع أول موافقة
- Patient record system ready — PMS or spreadsheet has fields to log: phone number, opt-in date/time, method, opt-in text version, staff member (5-year retention) نظام سجلات المرضى جاهز — PMS أو جدول بيانات يحتوي على حقول لتسجيل: رقم الهاتف، تاريخ/وقت الموافقة، الطريقة، إصدار النص، الموظف (احتفاظ 5 سنوات)
1
Why opt-in is required
لماذا يُشترط الحصول على موافقة المريض
Without documented opt-in, your clinic's WhatsApp number may be blocked by Meta. Patients who receive unsolicited messages can report them as spam — three reports is often enough to trigger a ban.
Before Cierge sends any message to a patient, that patient must have explicitly agreed to receive WhatsApp communications from your clinic. This is required by:
- Meta WhatsApp Business Policy — opt-in mandatory per message category
- UAE PDPL (Federal Decree-Law No. 45/2021) — personal data processing requires lawful basis
- DHA NABIDH / DOH ADHICS V2.0 — patient communication must be consent-based
Cierge does not send the first message. Your clinic initiates contact after opt-in is collected.
بدون موافقة موثقة، قد يتم حظر رقم واتساب عيادتك من قِبل Meta. يمكن للمرضى الذين يتلقون رسائل غير مرغوب فيها الإبلاغ عنها كرسائل مزعجة — وثلاث بلاغات غالباً ما تكفي لتفعيل الحظر.
قبل أن يُرسل Cierge أي رسالة إلى المريض، يجب أن يكون هذا المريض قد وافق صراحةً على تلقي اتصالات واتساب من عيادتك. وهذا مطلوب بموجب:
- سياسة Meta لواتساب بيزنس — الموافقة إلزامية لكل فئة رسائل
- قانون حماية البيانات الإماراتي PDPL (المرسوم الاتحادي رقم 45/2021) — تتطلب معالجة البيانات الشخصية أساساً قانونياً
- DHA NABIDH / DOH ADHICS V2.0 — يجب أن يستند التواصل مع المريض إلى موافقته
Cierge لا يُرسل الرسالة الأولى. تبادر عيادتك بالتواصل بعد جمع الموافقة.
2
Collection methods — choose one or more
طرق جمع الموافقة — اختر طريقة واحدة أو أكثر
Method 1 — Recommendedالطريقة الأولى — مُوصى بها
Welcome SMS / WhatsApp at first visit
رسالة ترحيبية عند الزيارة الأولى
Send a single opt-in message when the patient first registers. Patient replies CONFIRM. Simple, auditable, zero friction.
أرسل رسالة موافقة عند تسجيل المريض لأول مرة. يرد المريض بـ «نعم». بسيطة وقابلة للتدقيق وسهلة التطبيق.
Method 2الطريقة الثانية
Paper or digital form at reception
استمارة ورقية أو رقمية في الاستقبال
A checkbox on your patient registration form. Must be un-ticked by default. Keep a signed copy in the patient file.
خانة اختيار في استمارة تسجيل المريض. يجب ألا تكون مُحددة تلقائياً. احتفظ بنسخة موقعة في ملف المريض.
Method 3الطريقة الثالثة
Online booking confirmation page
صفحة تأكيد الحجز الإلكتروني
Add an un-ticked checkbox on the booking confirmation page. Active opt-in only — pre-ticked boxes are non-compliant.
أضف خانة اختيار غير مُحددة في صفحة تأكيد الحجز. الموافقة النشطة فقط — الخانات المُحددة مسبقاً غير متوافقة.
Method 4الطريقة الرابعة
QR code at reception desk
رمز QR في الاستقبال
QR opens a pre-filled WhatsApp message "CONFIRM BOOKING" to your clinic's number. Sending = opt-in. Easy to track.
يفتح رمز QR رسالة واتساب مُعبأة مسبقاً «تأكيد الحجز» على رقم العيادة. الإرسال = موافقة. سهل التتبع.
3
What every opt-in must include
ما يجب أن تتضمنه كل موافقة
Both Meta and UAE PDPL require the following five elements to be present in any opt-in:
تشترط كلٌّ من Meta وقانون PDPL الإماراتي توفر العناصر الخمسة التالية في أي موافقة:
| # | Element | Example | # | العنصر | مثال |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Sender identity | Name of clinic + WhatsApp number | هوية المُرسِل | اسم العيادة + رقم واتساب | |
| 2 | Message types | "appointment confirmations and reminders" | أنواع الرسائل | «تأكيدات المواعيد والتذكيرات» | |
| 3 | Opt-out mechanism | Reply STOP to unsubscribe at any time | آلية إلغاء الاشتراك | أرسل «إيقاف» للإلغاء في أي وقت | |
| 4 | Privacy Policy link | Public URL (not a modal — must be a real link) | رابط سياسة الخصوصية | رابط عام (ليس نافذة منبثقة — يجب أن يكون رابطاً حقيقياً) | |
| 5 | Approximate frequency | "max 2 messages per appointment" | التكرار التقريبي | «بحد أقصى رسالتان لكل موعد» |
4
Ready-to-use templates
نماذج جاهزة للاستخدام
Template A — SMS / WhatsApp welcome message
النموذج أ — رسالة ترحيب عبر SMS / واتساب
Englishالإنجليزية
Hi [First Name], this is [Clinic Name] (+971 XX XXX XXXX).
You're registered with us and we'd like to send you appointment confirmations and reminders via WhatsApp — max 2 messages per appointment.
Reply YES to receive WhatsApp messages from us.
Reply STOP at any time to opt out.
Privacy Policy: [https://yourclinic.com/privacy]
مرحباً [الاسم الأول]، هذه رسالة من [اسم العيادة] (+971 XX XXX XXXX).
لقد سجّلت في عيادتنا، ونودّ إرسال تأكيدات مواعيدك وتذكيراتها عبر واتساب — بحد أقصى رسالتان لكل موعد.
أرسل «نعم» لتلقي رسائل واتساب منا.
أرسل «إيقاف» في أي وقت لإلغاء الاشتراك.
سياسة الخصوصية: [https://yourclinic.com/privacy]
Template B — Printed form checkbox
النموذج ب — خانة اختيار في الاستمارة المطبوعة
Englishالإنجليزية
☐ I agree to receive appointment confirmations and reminders from [Clinic Name] via WhatsApp on the mobile number provided. Messages may be sent by Cierge, our AI booking assistant, on behalf of [Clinic Name]. I can unsubscribe at any time by replying STOP.
Privacy Policy: [https://yourclinic.com/privacy]
Patient signature: ___________________ Date: ___________
☐ أوافق على تلقي تأكيدات المواعيد وتذكيراتها من [اسم العيادة] عبر واتساب على رقم الهاتف المُقدَّم. قد تُرسَل الرسائل عبر Cierge، مساعد الحجز الذكي لدينا، نيابةً عن [اسم العيادة]. يمكنني إلغاء الاشتراك في أي وقت بإرسال «إيقاف».
سياسة الخصوصية: [https://yourclinic.com/privacy]
توقيع المريض: ___________________ التاريخ: ___________
Template C — Online booking checkbox label
النموذج ج — نص خانة الاختيار في الحجز الإلكتروني
Englishالإنجليزية
☐ Send me appointment confirmations and reminders from [Clinic Name] via WhatsApp (max 2 messages per appointment). I can opt out at any time by replying STOP. See our Privacy Policy.
☐ أرسل لي تأكيدات المواعيد وتذكيراتها من [اسم العيادة] عبر واتساب (بحد أقصى رسالتان لكل موعد). يمكنني إلغاء الاشتراك في أي وقت بإرسال «إيقاف». راجع سياسة الخصوصية.
Template D — STOP / opt-out acknowledgement
النموذج د — تأكيد إلغاء الاشتراك
English — send when patient replies STOP
الإنجليزية — أرسل عند رد المريض بـ «إيقاف»
You have been unsubscribed from WhatsApp messages from [Clinic Name]. You will no longer receive appointment reminders via WhatsApp. To re-subscribe, reply YES or contact our reception at [phone].
تم إلغاء اشتراكك في رسائل واتساب من [اسم العيادة]. لن تتلقى بعد الآن تذكيرات المواعيد عبر واتساب. لإعادة الاشتراك، أرسل «نعم» أو تواصل مع استقبالنا على [رقم الهاتف].
5
Records to keep per patient
السجلات الواجب الاحتفاظ بها لكل مريض
Under DHA NABIDH rules, opt-in records must be retained for a minimum of 5 years. Store the following in your PMS or a dedicated spreadsheet:
بموجب قواعد DHA NABIDH، يجب الاحتفاظ بسجلات الموافقة لمدة لا تقل عن 5 سنوات. احتفظ بما يلي في نظام إدارة المرضى أو جدول بيانات مخصص:
| Field | Format | Required | الحقل | الصيغة | إلزامي |
|---|---|---|---|---|---|
| Phone number | +971XXXXXXXXX | Yes | رقم الهاتف | +971XXXXXXXXX | نعم |
| Opt-in date & time | DD/MM/YYYY HH:MM GST | Yes | تاريخ ووقت الموافقة | DD/MM/YYYY HH:MM بتوقيت الخليج | نعم |
| Method used | SMS / Form / Online / QR | Yes | الطريقة المستخدمة | SMS / استمارة / إلكتروني / QR | نعم |
| Opt-in text version | Date of template last updated | Yes | إصدار نص الموافقة | تاريخ آخر تحديث للنموذج | نعم |
| Staff member | Name of receptionist or "automated" | Yes | اسم الموظف | اسم موظف الاستقبال أو «آلي» | نعم |
| Opt-out date (if any) | DD/MM/YYYY HH:MM GST | If applicable | تاريخ إلغاء الاشتراك (إن وجد) | DD/MM/YYYY HH:MM بتوقيت الخليج | إن انطبق |
Tip: If a patient requests deletion of their data under PDPL Art. 25, you must opt them out of WhatsApp and delete their record within 30 days. Note the deletion date in your records.
نصيحة: إذا طلب مريض حذف بياناته بموجب المادة 25 من PDPL، يجب عليك إلغاء اشتراكه من واتساب وحذف سجله خلال 30 يوماً. سجّل تاريخ الحذف في ملفاتك.
6
Pre-launch checklist
قائمة التحقق قبل الإطلاق
Complete all items before activating Cierge for this clinic.
أكمل جميع البنود قبل تفعيل Cierge لهذه العيادة.
- Opt-in collection method confirmed (one of Methods 1–4 above) تم تأكيد طريقة جمع الموافقة (إحدى الطرق 1–4 أعلاه)
- Opt-in text explicitly mentions WhatsApp and the clinic's name يذكر نص الموافقة صراحةً واتساب واسم العيادة
- STOP / opt-out mechanism is working and tested آلية إلغاء الاشتراك «إيقاف» تعمل وتم اختبارها
- Clinic's Privacy Policy is available at a public URL (not just a modal) سياسة الخصوصية متاحة على رابط عام (ليس نافذة منبثقة فقط)
- Opt-in records storage system set up (PMS field or spreadsheet) تم إعداد نظام تخزين سجلات الموافقة (حقل في PMS أو جدول بيانات)
- Reception staff trained on the opt-in collection process تم تدريب موظفي الاستقبال على عملية جمع الموافقة
- Cierge receives patient phone numbers only after opt-in is confirmed يتلقى Cierge أرقام هواتف المرضى فقط بعد تأكيد الموافقة
- Clinic Data Protection Representative has acknowledged the Breach Notification Procedure v1.0 and confirmed their role as designated breach contact مسؤول حماية البيانات في العيادة أقرّ بـ إجراء إخطار الاختراق v1.0 وأكد دوره كجهة الاتصال المخصصة للاختراقات