①
At Signing — Contract Package
عند التوقيع — حزمة العقد
Documents to Signالوثائق الواجب توقيعها
— both parties sign— يوقع الطرفان
- Main Service Agreement — choose correct version اتفاقية الخدمة الرئيسية — اختر النسخة الصحيحة ☐ DHA Dubai version · ☐ ADGM Abu Dhabi version ☐ نسخة DHA دبي · ☐ نسخة ADGM أبوظبي Required إلزامي
- Schedule 1 — Service Configuration الملحق 1 — إعداد الخدمة Clinic completes all fields (see Phase 1b below) then both parties sign تُكمل العيادة جميع الحقول (انظر المرحلة 1ب أدناه) ثم يوقع الطرفان Required إلزامي
- Schedule 2 — Data Processing Addendum (DPA) الملحق 2 — إضافة معالجة البيانات UAE PDPL Cl. 5 compliance · includes sub-processor list امتثال المادة 5 من PDPL الإماراتي · يتضمن قائمة المعالجين الفرعيين Required إلزامي
- Schedule 3 — Patient Privacy Notice (English + Arabic) الملحق 3 — إشعار خصوصية المريض (عربي + إنجليزي) Clinic approves text; Arabic version requires certified translation (Ministry of Justice sworn translator) توافق العيادة على النص؛ النسخة العربية تستلزم ترجمة معتمدة (مترجم قانوني معتمد من وزارة العدل) Required إلزامي
- Schedule 4 — Subscription Fee Schedule الملحق 4 — جدول رسوم الاشتراك Reference document (not separately signed) · Starter AED 499 / Growth AED 999 / Enterprise from AED 2,999 وثيقة مرجعية (لا تُوقَّع منفصلةً) · المبتدئ 499 د.إ / النمو 999 د.إ / المؤسسي من 2,999 د.إ Review مراجعة
- Schedule 5 — ADGM Regulatory Addendum (ADGM contracts only) الملحق 5 — إضافة ADGM التنظيمية (عقود ADGM فقط) DOH ADHICS V2.0 and ADGM Data Protection Regulations compliance امتثال لوائح DOH ADHICS V2.0 ولوائح حماية بيانات ADGM ADGM ADGM
Subscription Plan Selected
خطة الاشتراك المختارة
Confirm plan at signing:
☐ Starter — AED 499/mo · Setup AED 1,500 · up to 3 doctors · 750 bookings/mo
· ☐ Growth — AED 999/mo · Setup AED 2,500 · up to 8 doctors · unlimited
· ☐ Enterprise — from AED 2,999/mo · Setup AED 2,500 + AED 1,500/extra clinic
Overage applies to Starter only: AED 2.00/booking over 750. Annual plan = 1 month free.
Overage applies to Starter only: AED 2.00/booking over 750. Annual plan = 1 month free.
تأكيد الخطة عند التوقيع:
☐ المبتدئ — 499 د.إ/شهر · إعداد 1,500 د.إ · 3 أطباء · 750 حجزاً/شهر
· ☐ النمو — 999 د.إ/شهر · إعداد 2,500 د.إ · 8 أطباء · غير محدود
· ☐ المؤسسي — من 2,999 د.إ/شهر · إعداد 2,500 د.إ + 1,500 د.إ لكل عيادة إضافية
الرسوم الزائدة تُطبَّق على خطة المبتدئ فقط: 2 د.إ/حجز فوق 750. الخطة السنوية = شهر مجاناً.
الرسوم الزائدة تُطبَّق على خطة المبتدئ فقط: 2 د.إ/حجز فوق 750. الخطة السنوية = شهر مجاناً.
①b
Clinic Must Provide — Schedule 1 Fields
ما تقدمه العيادة — حقول الملحق 1
- Clinic legal name الاسم القانوني للعيادة As on DHA/DOH licence كما في رخصة DHA/DOH
- DHA Licence No. / DOH Approval No. رقم ترخيص DHA / رقم موافقة DOH + expiry date + تاريخ الانتهاء
- Address(es) العنوان (العناوين) One entry per clinic location إدخال لكل موقع عيادة
- Authorised signatory الموقّع المفوَّض Full name, title, Emirates ID or passport no. الاسم الكامل، المسمى الوظيفي، رقم الهوية أو جواز السفر
- Data Protection Representative مسؤول حماية البيانات Name + email + phone (UAE PDPL Art. 25 requirement) الاسم + البريد الإلكتروني + الهاتف (متطلب المادة 25 من PDPL)
- Emergency escalation contact جهة الاتصال في حالات الطوارئ 24/7 on-call doctor or clinic manager — name + mobile طبيب أو مدير عيادة على مدار الساعة — الاسم + الهاتف المحمول
- List of practitioners قائمة الأطباء والممارسين Name, specialty, DHA/DOH reg. no. per doctor الاسم والتخصص ورقم تسجيل DHA/DOH لكل طبيب
- Appointment types & durations أنواع المواعيد ومدتها e.g. GP consultation 15 min, follow-up 10 min مثال: استشارة عامة 15 دقيقة، متابعة 10 دقائق
- Working hours ساعات العمل Per day + public holiday policy + Ramadan hours if applicable لكل يوم + سياسة العطلات الرسمية + ساعات رمضان إن انطبق
- Calendar system نظام التقويم Name/version of PMS or calendar used (e.g. iCliniq, Clinicmaster, Google Calendar) اسم/إصدار نظام إدارة المرضى أو التقويم (مثال: iCliniq، Clinicmaster)
- Deposit / payment policy سياسة الدفع المسبق Amount per appointment type (AED) or "none" — required for Growth/Enterprise المبلغ لكل نوع موعد (د.إ) أو «لا يوجد» — مطلوب لخطة النمو والمؤسسي
- Clinic's Privacy Policy URL رابط سياسة الخصوصية Must be live and publicly accessible before go-live (Meta requirement) يجب أن يكون نشطاً ومتاحاً للعموم قبل الإطلاق (متطلب Meta)
- Service Start Date تاريخ بدء الخدمة Pilot begins on this date · 30-day free trial starts تبدأ مرحلة التجربة في هذا التاريخ · تجربة مجانية لمدة 30 يوماً
Important — WhatsApp number: Cierge registers a new, dedicated WhatsApp Business number for the clinic. Existing personal or clinic numbers cannot be ported to the Cierge platform. The new number will be used for all patient communications.
مهم — رقم واتساب: تُسجِّل Cierge رقم واتساب بيزنس جديداً ومخصصاً للعيادة. لا يمكن نقل الأرقام الشخصية أو أرقام العيادات الحالية إلى منصة Cierge. سيُستخدم الرقم الجديد في جميع مراسلات المرضى.
②
Within 5 Business Days of Signing
في غضون 5 أيام عمل من التوقيع
- Setup Fee paid to Cierge سداد رسوم الإعداد لـ Cierge Starter AED 1,500 · Growth AED 2,500 · Enterprise AED 2,500 (1st clinic) + AED 1,500 each additional. Due within 5 business days (Cl. 3.5). Non-refundable once setup commences. المبتدئ 1,500 د.إ · النمو 2,500 د.إ · المؤسسي 2,500 د.إ (للعيادة الأولى) + 1,500 د.إ لكل عيادة إضافية. مستحقة خلال 5 أيام عمل (الفقرة 3.5). غير قابلة للاسترداد عند بدء الإعداد. Cl. 3.5 3.5
- Patient Privacy Notice printed and posted in reception طباعة إشعار خصوصية المريض وتعليقه في الاستقبال Must be visibly posted in English and Arabic · Certified Arabic translation required for DHA/DOH compliance file يجب تعليقه بشكل واضح باللغتين الإنجليزية والعربية · مطلوب ترجمة عربية معتمدة لملف الامتثال DHA/DOH Sch. 3 ملحق 3
- Privacy Policy live at a public URL سياسة الخصوصية منشورة على رابط عام URL confirmed and provided to Cierge · Required by Meta before WhatsApp registration تأكيد الرابط وإرساله إلى Cierge · مطلوب من Meta قبل تسجيل واتساب Meta req. Meta
- Dedicated WhatsApp display name agreed with Cierge الاتفاق مع Cierge على الاسم المعروض في واتساب e.g. "Demo Medical Centre" — must match your Meta Business name. New number only — no portability. مثال: «مركز النور الطبي» — يجب أن يتطابق مع اسم Meta Business. رقم جديد فقط — لا يمكن نقل الأرقام القديمة. Setup إعداد
- Calendar / PMS access credentials shared with Cierge مشاركة بيانات الوصول إلى التقويم/PMS مع Cierge Read-write API key or integration credentials for calendar integration مفتاح API للقراءة والكتابة أو بيانات اعتماد التكامل لربط التقويم Setup إعداد
- Breach Notification Procedure v1.0 acknowledged by clinic Data Protection Representative مسؤول حماية البيانات يُقرّ بإجراء إخطار الاختراق v1.0 DPR confirmed as designated breach contact · 72h regulatory deadline (ICO + UAE Data Office) · DOH 30 min · DHA 48h · v1.0 issued at signing المسؤول يؤكد دوره كجهة اتصال للاختراق · المهلة التنظيمية 72 ساعة (ICO + مكتب البيانات) · DOH 30 دقيقة · DHA 48 ساعة PDPL PDPL
③
Pilot Period — Technical & Operational Setup
مرحلة التجربة — الإعداد التقني والتشغيلي
Cierge handles
تتولاه Cierge
- WhatsApp Business Account registered (new number) تسجيل حساب واتساب بيزنس (رقم جديد) Meta Business Verification + number approved · Clinic receives new WA number التحقق من Meta Business + الموافقة على الرقم · تتلقى العيادة رقم واتساب الجديد
- Calendar system integrated and test booking confirmed ربط نظام التقويم وتأكيد حجز تجريبي
- AI prompt configuration per Schedule 1 — clinic signs off إعداد الذكاء الاصطناعي وفق الملحق 1 — توافق العيادة Booking rules, service list, doctors, language settings reviewed and approved مراجعة وقواعد الحجز وقائمة الخدمات والأطباء وإعدادات اللغة والموافقة عليها
Clinic handles
تتولاه العيادة
- Staff training session completed إتمام جلسة تدريب الموظفين 1 session included in Setup Fee · Reception staff + clinic manager · human handoff procedure جلسة واحدة مشمولة في رسوم الإعداد · موظفو الاستقبال + مدير العيادة · إجراء التحويل إلى موظف بشري
- Patient opt-in collection live بدء جمع موافقة المرضى Method selected (1–4) · Templates deployed · See Opt-in Guide for full checklist اختيار الطريقة (1–4) · نشر النماذج · راجع دليل الموافقة للقائمة الكاملة
- Opt-in record storage set up (PMS field or spreadsheet) إعداد نظام تخزين سجلات الموافقة (حقل في PMS أو جدول بيانات) Must retain 5 years under DHA NABIDH rules يجب الاحتفاظ بالسجلات 5 سنوات بموجب قواعد DHA NABIDH
- STOP / opt-out mechanism tested end-to-end اختبار آلية إلغاء الاشتراك «إيقاف» من البداية إلى النهاية Reply STOP → automatically removed from list → confirmation message sent الرد بـ «إيقاف» ← الحذف التلقائي من القائمة ← إرسال رسالة تأكيد
④
Before Subscription Starts — Go-Live Sign-off
قبل بدء الاشتراك — الموافقة النهائية للإطلاق
- All 8 items in the Opt-in Guide Pre-launch Checklist (Section 6) completed إتمام جميع البنود الثمانية في قائمة التحقق قبل الإطلاق (القسم 6 من دليل الموافقة)
- 30-day pilot completed or early go-live confirmed with Cierge إتمام مرحلة التجربة (30 يوماً) أو تأكيد الإطلاق المبكر مع Cierge Cl. 2.5 — subscription begins automatically if no termination notice given الفقرة 2.5 — يبدأ الاشتراك تلقائياً إذا لم يُرسَل إشعار إنهاء
- Billing cycle confirmed: ☐ Monthly · ☐ Annual (1 month free) تأكيد دورة الفوترة: ☐ شهري · ☐ سنوي (شهر مجاناً)
- First subscription invoice received and paid (due within 14 days of issue) استلام أول فاتورة اشتراك وسدادها (مستحقة خلال 14 يوماً من الإصدار)
- Starter Plan: 80% booking alert acknowledged خطة المبتدئ: الإقرار بتنبيه الوصول إلى 80% من الحجوزات Cierge notifies when 600/750 bookings reached · AED 2.00/booking over 750 applies تُخطر Cierge عند الوصول إلى 600 من 750 حجزاً · تُطبَّق رسوم 2 د.إ/حجز فوق 750 Starter مبتدئ
📎
Companion Documents
الوثائق المرفقة
WhatsApp Patient Opt-in Guide
دليل موافقة المرضى على واتساب
4 collection methods, ready-to-use templates A–D, record-keeping requirements, pre-launch checklist
4 طرق جمع، نماذج جاهزة أ–د، متطلبات حفظ السجلات، قائمة تحقق قبل الإطلاق
✓ Clinic keeps
✓ تحتفظ به العيادة
Patient Privacy Notice — EN + AR
إشعار خصوصية المريض — إنجليزي + عربي
Schedule 3 of the contract · Must be posted in reception + referenced on clinic website
الملحق 3 من العقد · يجب تعليقه في الاستقبال + الإشارة إليه على موقع العيادة
✓ Post in clinic
✓ علّقه في العيادة
SLA Quick Reference
مرجع سريع لاتفاقية مستوى الخدمة
Target 99.0% monthly uptime (core API) · excludes scheduled maintenance, force majeure and Meta / Azure / telecom outages · Contract Cl. 7.5
هدف وقت التشغيل الشهري 99.0% (واجهة API الأساسية) · باستثناء الصيانة المجدولة والقوة القاهرة وانقطاعات Meta / Azure / الاتصالات · المادة 7.5 من العقد
✓ Clinic reference
✓ مرجع العيادة
Arabic Privacy Notice (certified)
إشعار الخصوصية بالعربية (معتمد)
Clinic to obtain certified translation from UAE Ministry of Justice sworn translator (Al-Tarjama or Raya Translation recommended)
تحصل العيادة على ترجمة معتمدة من مترجم قانوني معتمد من وزارة العدل الإماراتية
⚠ Clinic action required
⚠ إجراء مطلوب من العيادة
Breach Notification Procedure v1.0
إجراء إخطار الاختراق v1.0
72h to ICO + UAE Data Office · 2h contractual to clinic · DOH 30 min · DHA 48h. Clinic DPR is the designated breach contact. Issued at signing.
72 ساعة ICO + مكتب البيانات · إخطار تعاقدي 2 ساعة للعيادة · DOH 30 دقيقة · DHA 48 ساعة. مسؤول حماية البيانات جهة الاتصال المخصصة.
✓ Issued at signing
✓ يُسلَّم عند التوقيع